Een volle mailbox kan veel stress opleveren en de productiviteit naar beneden brengen wanneer je hier niet op de juiste manier mee om gaat. Dagelijks krijgen we ontzettend veel e-mails binnen – de een is minder belangrijk dan de ander. Toch lijken de meeste mensen veel tijd te besteden aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Hieronder volgt een guide hoe je het beste met een volle mailbox kunt omgaan.

Wanneer e-mail checken?

Allereerst is het belangrijk dat je voor jezelf vaststelt hoe belangrijk emails voor je zijn. Heb je met klanten te maken, dan kun je ze niet te lang laten wachten. Zij willen graag snel oplossingen zien zonder tot de volgende dag moeten te wachten. Bij werknemers die minder met klanten te maken hebben, kan de beantwoording wat meer tijd in beslag nemen. Het is aan te raden om je e-mail alleen op bepaalde momenten van de dag te checken en de notificaties uit te schakelen. Vraag je klanten om te bellen wanneer er echt iets dringends is. De meeste e-mails zijn lang niet zo dringend als dat je soms denkt – in dit geval heeft het geen zin om deze te beantwoorden. Zo kun je bijvoorbeeld met jezelf afspreken om e-mails in de morgen, na het middageten en aan het einde van de middag te bekijken. Zo voorkom je dat je onnodige afgeleid wordt van datgene wat echt belangrijk heeft.

 

Wanneer je niet met klanten te maken hebt, is het beter om je e-mail s ochtends helemaal niet te checken. Zo kun je direct aan de slag gaan met werk zonder eerst een uur of langer aan het beantwoorden van je e-mails te besteden.

 

De key is scannen

Bij een volle inbox kun je vaak al een inschatting maken welke e-mail er toe doen en welke je direct naar de prullenmand kunt verplaatsen. Dit doe je door alle onderwerpen en afzenders te scannen. Wanneer je de onbelangrijke e-mails zoals nieuwsbrieven hebt verwijderd ga je alle e-mails langs. Lees in eerste instantie alleen de intro door en de laatste alinea. Uit de inleiding kun je opmaken waar de e-mail over gaat en in de laatste alinea staat vaak wat er van je verwacht of gevraagd wordt. Op basis van deze informatie kun je bepalen welke e-mails wel of niet direct beantwoord moeten worden.

 

Heb je een belangrijke e-mail waarover je eerst een beslissing moet maken of bijvoorbeeld eerst informatie moet opzoeken, stel dan een herinnering in en stuur de afzender een mailtje dat het antwoord een tijdje op zich laat wachten.

Welke e-mail provider?

Maak je al gebruik van een goede en betrouwbare provider? Door voor een gebruiksvriendelijke e-mail provider te kiezen die je direct met  je smartphone en andere devices kunt integreren bespaar je een hoop tijd. Bekijk hier een overzicht met e-mailproviders die als beste uit de test kwamen.

Door Stramark